Ako vybrať skartovačku do kancelárie? Kompletný sprievodca

Likvidácia nepotrebných dokumentov je bežnou súčasťou fungovania firmy. Faktúry, zmluvy, interné dokumenty, cenové ponuky či materiály obsahujúce osobné alebo obchodné údaje by však nemali automaticky končiť v bežnom odpadkovom koši.

Práve preto patrí skartovačka medzi užitočné vybavenie kancelárie. Správne zvolený model dokáže bezpečne znehodnotiť dokumenty a zároveň ušetriť zamestnancom čas.

Ako však vybrať skartovačku, keď jednotlivé modely majú rozdielny výkon, typ rezu, kapacitu koša či bezpečnostnú úroveň?

Pozrime sa na najdôležitejšie parametre.

1. Začnite tým, koľko dokumentov budete skartovať

Prvou otázkou by nemala byť cena, ale intenzita používania.

Iné zariadenie potrebuje človek v domácej kancelárii, ktorý skartuje niekoľko dokumentov týždenne, a iné firma, kde skartovačku používa viac zamestnancov každý deň.

Pri výbere si preto položte tri otázky:

• Koľko ľudí bude skartovačku používať?
• Koľko listov približne skartujeme denne?
• Budeme skartovať jednotlivé dokumenty alebo celé stohy?

Pre jedného používateľa alebo malú kanceláriu môže postačovať kompaktnejší model. Pri pravidelnom používaní viacerými pracovníkmi je vhodné zvoliť výkonnejšie zariadenie s väčším odpadovým košom.

V ponuke kancelárskej techniky MEGA-OFFICE.sk nájdete skartovačky aj ďalšie zariadenia pre každodennú kancelársku prevádzku. mega-office.sk

2. Čo znamená typ rezu skartovačky?

Skartovačky sa líšia spôsobom, akým papier rozrežú.

Pásikový rez

Dokument je rozrezaný na dlhé pásiky. Ide o jednoduchší spôsob skartovania vhodný najmä tam, kde sa likvidujú menej citlivé materiály.

Výhodou býva rýchle spracovanie papiera a jednoduchá konštrukcia.

Krížový rez

Pri krížovom reze sa papier rozdelí na výrazne menšie časti.

Pre bežnú firemnú kanceláriu ide často o praktickejšie riešenie, pretože dokument je po skartovaní podstatne ťažšie rekonštruovateľný.

V sortimente MEGA-OFFICE.sk sú dostupné napríklad modely HSM s krížovým rezom a rôznymi kapacitami spracovania. mega-office.sk

Mikrorez

Pri likvidácii citlivejších dokumentov sa používajú skartovačky, ktoré vytvárajú ešte menšie častice.

Čím menšie sú výsledné kúsky dokumentu, tým náročnejšie je spätne získať pôvodné informácie.

3. Bezpečnostná úroveň P – čo znamená?

Pri skartovačkách sa môžete stretnúť s označeniami P-1 až P-7 podľa normy DIN 66399.

Vo všeobecnosti platí: čím vyššie číslo P, tým menšie častice papiera po skartovaní vznikajú a tým vyššia je úroveň ochrany dokumentu.

Na bežné interné dokumenty môže postačovať nižšia úroveň. Pri dokumentoch obsahujúcich osobné, finančné alebo dôverné firemné údaje je vhodné zvoliť vyššiu úroveň zabezpečenia podľa charakteru informácií a interných pravidiel organizácie.

Napríklad Leitz IQ AutoFeed 100 P4 z aktuálnej ponuky MEGA-OFFICE.sk používa bezpečnostnú úroveň P-4 a výrobca ho profiluje na použitie v malej kancelárii. mega-office.sk

4. Koľko listov dokáže skartovačka spracovať naraz?

Ďalším veľmi dôležitým údajom je kapacita skartovania.

Udáva počet listov, ktoré môžete vložiť do zariadenia súčasne.

Ak skartujete iba príležitostne, vysoká kapacita nemusí byť nevyhnutná. Vo firme, kde denne likvidujete desiatky alebo stovky dokumentov, však rozdiel medzi spracovaním niekoľkých a väčšieho počtu listov výrazne ovplyvní čas potrebný na skartovanie.

Pri výbere preto nepozerajte iba na maximálny počet listov. Sledujte tiež:

výkon motora, pracovný cyklus a odporúčanú intenzitu používania.

5. Automatický podávač dokáže ušetriť veľa času

Pri väčšom množstve dokumentov stojí za zváženie automatická skartovačka.

Namiesto ručného vkladania niekoľkých listov vložíte do zásobníka celý stoh a zariadenie ho postupne spracuje.

Na MEGA-OFFICE.sk sú napríklad v ponuke modely HSM s automatickým podávačom pre 200 alebo 300 listov. mega-office.sk

Takéto riešenie dáva zmysel najmä:

• vo väčších kanceláriách,
• účtovných oddeleniach,
• administratívnych prevádzkach,
• školách a organizáciách,
• všade, kde sa pravidelne likviduje väčší objem dokumentov.

Zamestnanec nemusí stáť pri zariadení a postupne vkladať papier.

6. Nepodceňujte veľkosť odpadového koša

Objem koša ovplyvňuje predovšetkým komfort používania.

Malá skartovačka môže byť vhodná vedľa pracovného stola jedného človeka. Ak ju však používa celé oddelenie, malý zásobník budete neustále vyprázdňovať.

Pre spoločné kancelárske zariadenie preto odporúčame zohľadniť aj objem koša a počet používateľov.

V aktuálnej ponuke MEGA-OFFICE.sk sú napríklad modely s 18, 26 či 30-litrovými zásobníkmi. mega-office.sk

7. Sponky, kancelárske spinky a ďalšie materiály

Pred nákupom si overte aj to, čo všetko konkrétny model dokáže skartovať.

Niektoré zariadenia zvládajú papier so zošívacími alebo kancelárskymi sponkami, pri iných je potrebné kovové časti pred skartovaním odstrániť.

Vybrané skartovačky môžu byť určené aj na ďalšie médiá.

Preto sa vždy riaďte technickou špecifikáciou konkrétneho výrobcu a modelu.

8. Hlučnosť je v otvorenej kancelárii dôležitá

Parameter, na ktorý sa pri nákupe často zabúda, je hlučnosť.

Ak bude skartovačka umiestnená v samostatnej miestnosti a používaná len príležitostne, nemusí hrať veľkú úlohu.

V open-space kancelárii je situácia iná.

Zariadenie používané niekoľkokrát denne môže rušiť telefonáty alebo sústredenie zamestnancov. Pri spoločnom pracovnom priestore preto stojí za to porovnať aj deklarovanú hlučnosť jednotlivých modelov.

9. Automatické funkcie zvyšujú komfort

Modernejšie kancelárske skartovačky môžu ponúkať funkcie, ktoré každodenné používanie výrazne zjednodušujú.

Užitočné sú napríklad:

• automatický štart a zastavenie,
• spätný chod,
• ochrana proti preťaženiu,
• signalizácia plného koša,
• automatický podávač,
• ochrana proti zaseknutiu papiera.

Pri intenzívnom firemnom používaní majú tieto funkcie väčší význam než pri občasnom domácom skartovaní.

10. Čo so skartovanými dokumentmi?

Bezpečné zničenie dokumentu je iba jedna časť dobre nastavenej práce s firemnými dokumentmi.

Tie, ktoré ešte potrebujete uchovávať, by mali byť prehľadne roztriedené a archivované.

Na organizáciu aktívnych aj archivovaných dokumentov môžete použiť napríklad zakladače MEGA-OFFICE.sk. V ponuke sú pákové aj krúžkové zakladače a riešenia na označenie dokumentov. mega-office.sk

Takto môžete nastaviť jednoduchý systém:

dokument vznikne → používa sa → archivuje sa → po skončení potrebnej doby uchovávania sa bezpečne zlikviduje.

Ako teda vybrať správnu skartovačku?

Pred objednaním si stanovte hlavne:

1. počet používateľov,
2. množstvo skartovaných dokumentov,
3. požadovanú bezpečnostnú úroveň,
4. typ rezu,
5. počet listov spracovaných naraz,
6. objem odpadového koša,
7. požiadavku na automatické podávanie,
8. materiály, ktoré potrebujete skartovať.

Pre malú kanceláriu s príležitostným používaním nemusí mať zmysel kupovať najvýkonnejší model. Naopak, lacná osobná skartovačka nebude ideálnym riešením pre oddelenie, ktoré denne likviduje veľké množstvo dokumentov.

Tip MEGA-OFFICE.sk

Pri výbere kancelárskej techniky sa pozerajte na reálne využitie zariadenia, nie iba na jeho cenu. Správne dimenzovaná skartovačka zrýchli likvidáciu dokumentov, zníži riziko zasekávania pri nadmernom zaťažení a bude komfortnejšia pre zamestnancov.

Pozrite si kancelársku techniku na MEGA-OFFICE.sk, kde nájdete skartovačky, laminovacie stroje, rezačky, tlačiarne a ďalšie vybavenie pre pracovisko. mega-office.sk

MEGA-OFFICE.sk – Všetko pre vašu kanceláriu.